Tinselcity

En los últimos años, mi desilusión hacia las charlas y eventos técnicos ha ido creciendo de forma inevitable. Por una parte, por todo lo que envuelve estas situaciones, no puedo evitar ver la falsedad, el teatro y la complacencia de la auto-felicitación del grupo. Pero a otro nivel, más específico, también lamento cómo, cada vez más, la calidad de las propias charlas en sí parece caer en picado. Siempre hay excepciones, claro, pero mi impresión es no sólo que la calidad es baja, sino que además últimamente la gente no sabe identificar bien lo que es una buena chala técnica y se confunde con otras cosas.

Así que me tomo la libertad de compartir algunas reflexiones e ideas que creo que pueden ser tanto útiles para quien quiera dar una charla, como buenas para toda la comunicad profesional en general que hace uso de ellas.

Cómo hacer y dar una buena charla técnica

¿Qué es una buena charla técnica?

Una charla técnica es simplemente una forma particular de comunicación, con unas ciertas restricciones bastante específicas. En la charla técnica, un ponente expone una cierta materia, de carácter técnico, a un público generalmente técnico en algún grado, para transmitirles determinado conocimiento sobre esa materia. La duración es variable, normalmente entre 30 minutos y 2 horas, y puede incluir, o no, una ronda de preguntas al final.

Habitualmente se produce en una sala con algún tipo de pantalla en la que se presenta un material visual de apoyo, mientras el ponente expone el tema al público. Dependiendo de la situación, el público puede ser conocido o no, y puede, en alguna medida participar en la propia charla preguntando al final o interrumpiendo y preguntando en el momento.

Si la charla es profesional o se produce en el entorno de algún evento o de una empresa, es posible que la charla quede grabada en vídeo.

Podríamos discutir mucho sobre el criterio para clasificar a una charla técnica como buena. El que voy a usar creo que es sencillo y claro: Una charla técnica es buena si consigue transmitir de forma clara y precisa ese conocimiento. Aunque entiendo que hay otros criterios y valores de una charla (entretenimiento, diversión, espectáculo…), no me interesan y no los trataré en lo que sigue, aunque pueda llegar a mencionarlos.

El objetivo y el mensaje

El objetivo de la charla debe ser claro para todos: Transmitir un determinado conocimiento técnico concreto. Ese conocimiento concreto es el mensaje.

Para realizar una buena charla, por tanto, el primer paso debe ser definir con claridad inequívoca el mensaje a trasmitir. Este mensaje puede ser más o menos específico. Idealmente será una única idea, aunque esta pueda después descomponerse en 2 o 3 ideas fuertemente relacionadas. Lo importante es que, antes de empezar, podamos definir este mensaje en una única frase, preferiblemente corta.

Esta frase, esta idea primordial de la charla, va a ser la que guíe y defina todo el contenido que desarrollemos. Insisto: todo el contenido de la charla debe estar encaminado a transportar ese mensaje.

Fases

En general, una buena charla técnica requiere 3 fases o etapas de desarrollo: preparación, presentación y seguimiento.

Preparación

Naturalmente, si se trata de transmitir un conocimiento técnico, es obviamente imprescindible que… bueno, tengamos ese conocimiento. Es muy mala idea, tanto para el ponente como para el público, realizar una charla sobre un tema que desconocemos o no conocemos con la profundidad necesaria. Esto no quiere decir que necesariamente tengamos que ser los más expertos en esa materia. No, pero sí que es fundamental que cuando llegue el momento de presentar la charla tengamos conocimiento suficiente y amplio como mínimo sobre el mensaje que transmitimos pero mejor aún si esto incluye también un conocimiento razonable de la materia en general que rodea ese mensaje.

No voy a entrar en cómo realizar la investigación de ese conocimiento o cómo estudiar, ya que esto es independiente de la charla y aplica a cualquier otro aprendizaje que hagamos.

En lugar de eso, veamos algunos detalles específicos del formato que debemos tener en cuenta en la preparación:

  1. No sólo debemos definir el mensaje con claridad, este debe guiar todo el contenido. El contenido que incluyamos en la charla debe estar encaminado a expresar ese mensaje, matizarlo, explicarlo, extenderlo, exponerlo. Cualquier contenido que no tenga esta misión es innecesario.
  2. Hay una serie de detalles del entorno que definirán la charla de forma muy directa. A saber:
    1. La duración. Es fundamental para delimitar la cantidad de contenido que podemos incluir. Es habitual tender a añadir mucho más contenido del que nos permite el tiempo y esto es un error importante. Si vemos que es imposible transmitir el mensaje en el tiempo establecido podemos tratar de cambiar la duración, quizá cambiando el evento, o tratar de reducir el mensaje a uno más específico que requiera menos contenido.
    2. El público. En general se trata de un público técnico, que tiene algún conocimiento previo sobre la materia o sobre materias afines. Pero es interesante saber, si podemos, hasta qué punto esto es así. Es importante conocer el público que esperamos para evitar tanto transmitirle un mensaje que ya sabe, como uno que no puede comprender. También es importante entender la motivación del público, para saber qué es lo que espera de nuestra charla.
    3. El entorno. Aquí se incluyen un montón de detalles más. El horario, la sala, la iluminación, la pantalla para el material de apoyo… Todos estos detalles más específicos deben ayudarnos para elegir, por ejemplo, cómo presentar el material de apoyo (colores, tamaños…) o incluso cómo estructurarlo.
  3. Es importante ensayar la charla como parte de esta preparación. No sólo cuando ya la tengamos preparada, sino a medida que lo vamos haciendo. Ensayamos cada contenido en voz alta, vemos cómo encaja, si se entiende, si nos estamos desviando… Un ensayo global, con un par de personas de oyentes activos, que nos interrumpan, que nos señalen problemas, también es importante,
  4. A la hora de preparar el material de apoyo, recordemos dos ideas: La primera es que es material de apoyo. La charla que des debe estar en tu cabeza y el público debe recibirla de ti. El material que uses solo debe servir para ayudarte pero no debe ser el propio mensaje. La segunda es que igual que puedes usar material de apoyo que muestres al público, también puedes usar otro material (notas, un guion) que sea para ti, que solo veas tú. Es buena idea que aunque tengamos el mensaje en la cabeza, utilicemos algunas notas para recordar detalles importantes que no queramos olvidar.

Presentación

Hay detalles aquí que son, o deberían ser, evidentes. levar todo el material de apoyo bien preparado, conocer bien lo que queremos decir, probar antes de la hora de comienzo, siempre que sea posible, toda la “instalación” que necesitemos.

Yo suelo recomendar traer dos formatos de todo el material de apoyo que queramos proyectar en pantalla: Uno de fondo claro y uno de fondo oscuro. Si conocemos bien la sala y el equipo ya podemos hacernos una cierta idea de cuál funciona mejor, pero si no, es bastante sencillo probar antes de empezar ambos materiales y comprobar cuál se ve mejor con las condiciones específicas de la pantalla y de la iluminación de la sala.

A nivel personal, acude a la charla en un estado de tranquilidad y calma. Lógicamente esto no siempre es fácil para todo el mundo; hay quien se pone nervioso delante del público, o se traba, o se confunde… Mi consejo es interiorizar la siguiente idea: Esto no es por ti, es por ellos y por transmitir ese mensaje. El objetivo de la charla no es que tú “quedes bien” o “lo hagas bien”. Nadie te va a juzgar por eso (o no deberían). El éxito de la charla reside por completo en el mensaje que quieres transmitir y en que este llegue bien.

Al llegar aquí ya habrás hecho ensayos, y deberías conocer bien las cosas para que todo salga adelante como debe. Aún así, sé consciente de controlar el tiempo de vez en cuando. Muchos sistemas de plantillas de presentaciones incluyen algún tipo de reloj o indicador de tiempo. No necesitas estar mirándolo continuamente, pero sí es bueno que lo mires de vez en cuando. Si puedes, compara cómo vas de tiempo respecto al progreso de la charla. Cuánto te queda por decir, cuánto tiempo tienes aún.

Recuerda que es bueno aceptar preguntas, bien a lo largo de la charla o bien al final.

Seguimiento

Después de la charla es bueno ofrecer algún medio de contacto para aclarar dudas o preguntas que no haya dado tiempo durante la presentación.

Si puedes, intenta publicar una versión escrita de la charla. No tiene por qué ser una transcripción. Tampoco tiene por qué ser el mismo material de apoyo que hayas proyectado. Es más, si el material es de apoyo, tiene muy poco sentido ofrecerlo sin la propia charla. Por eso es más interesante escribir un pequeño artículo que acompañe a la charla, que expanda el mensaje y lo exprese aprovechando el medio escrito. Esto es bueno incluso aunque la charla se haya grabado.

Este contenido en diferente formato sirve no solo para quien no haya podido acudir a la charla original, sino que además proporciona un contexto y recursos adicionales para quienes acudieran o también para quienes la vean en vídeo.

Contenido

Respecto al contenido hay que tener claro el objetivo que señalaba al principio. No solo eso, también hay que recordar que buscamos un beneficio y que este es el correcto aprendizaje del público.

El contenido, el mensaje a transmitir, por tanto, debe ser algo que en sí mismo sea un buen mensaje, un mensaje correcto y útil. Que le sirva y que realmente aprenda algo con este mensaje. Pero además, debemos conseguir que el mensaje llegue al público al que nos dirigimos. Y cuando hablamos de “llegar” no se trata solo de que lo entienda en su nivel más básico. Tampoco se trata de que le divierta o entretenga la presentación. De lo que se trata es de que entienda el mensaje y que este despierte su interés. Podrá después aceptarlo o rechazarlo, o aceptarlo parcialmente, pero si no despierta su interés a un nivel práctico, difícilmente le prestará más atención una vez terminada la presentación. Click click, foto en Twitter con comentario “Excelente la #charla de @charlistaSuperChachi en #EventoPatrocinado” y ya.

A veces es interesante marcar un hilo conductor. Este puede ser directamente el contenido mismo, pero si este es complejo puede ayudar presentarlo mediante algún concepto comparativo que pueda ser familiar al público y que no necesita estar relacionado con el tema del contenido en sí. Pero hacer esto tiene el claro riesgo de quitar protagonismo al contenido, al mensaje que realmente queremos transmitir. Así que si tomas esta opción, mi recomendación es tener mucho cuidado para que la charla no termine convirtiéndose en una charla sobre ese otro tema divertido y llamativo y olvidando el mensaje que hay por debajo. Igual que lo que buscamos no es ese tuit superficial, peor aún es que alguien, en lugar de decir “qué buena la charla aquella sobre programación funcional en COBOL”, diga “qué buena la charla aquella con las fotos de Star Wars”.

Estructuración

Si ese tuit es tu objetivo, pues sinceramente olvida todo lo que he escrito. Pero si realmente quieres que tu charla técnica sirva, entonces lo que debes buscar ese ese otro “llegar”. Hay bastantes técnicas sobre cómo presentar el mensaje para conseguir “llegar” mejor.

Mi forma personal de hacerlo es buscar la mayor simplicidad y claridad posibles.

Me gusta mucho este chiste, un clásico de Basic Instructions. Más allá del chiste, es un formato muy típico para hacer presentaciones informativas… y no es un mal formato, no.

  1. Una introducción. En la que cuentas qué es lo que vas a decir.
  2. El cuerpo. Donde lo dices.
  3. El resumen o conclusión. Donde recuerdas lo que has dicho.

Dicho así suena… a chiste. Pero hay que explicarlo un poco:

En la introducción presentas tu mensaje. Directamente. Lo expones ahí, sin más. Es un “Voy a hablar de esto. Esto es así.” Sin detalles, sin explicación, sin más decoración. Dejas claro desde el principio qué es lo que quieres decir. Mucha gente lo entiende mal y usa de introducción una especie de índice de la charla. Eso no es una introducción. 1) La introducción debe ser tal que podrías, teóricamente, terminar la charla ahí y el mensaje completo estaría ya expresado.

Pero claro, eso sería soltar el mensaje sin más, sin explicación, sin ayudar a que el público lo entienda o comprenda su relevancia. Para eso está el cuerpo. En él desarrollas el mensaje. El mensaje ya está dicho, pero ahora lo explicas, lo justificas, lo matizas y aclaras. En el cuerpo puedes, si es necesario, empezar dando una idea general de todos los argumentos que vas a usar. Una especie de índice. Pero un índice de ideas y argumentos, no un índice del contenido en sí. Lo ideal de todos modos es no necesitar un índice sino estructurar visualmente la presentación de modo que esta misma transmita el progreso de los argumentos. Es decir, utilizar las ayudas del material de apoyo para ir marcando las diferentes partes. Si vas a incluir tres argumentos y desarrollarlos uno a uno, haz que aparezcan en la pantalla en un formato consistente, que señale que pasas de uno a otro, que exprese ese progreso y esa separación de cada sección.

La idea de progresión en el cuerpo es importante. Diría que incluso imprescindible. Si queremos mantener la atención del público y conseguir que las explicaciones y argumentos que transmitimos lleguen a él, es fundamental que este vea y comprenda el camino por el que estamos discurriendo. Es decir, no queremos solo ir soltando ideas y cosas sin ningún orden particular ni concierto. No. Tenemos que conseguir que el público vea a dónde estamos yendo.

Como digo el cuerpo se centra en expandir el mensaje y en explicarlo. El público va siguiendo tus razonamientos o explicaciones, y al llegar al final de esta parte, debería haber entendido los porqués y para-qués del mensaje. Sin embargo, es relativamente probable que con estas explicaciones haya perdido el impacto del mensaje inicial, del mensaje directo y simple. Para esto, para recordar ese mensaje, está la conclusión o resumen final. Puedes, y es incluso conveniente, repetir el mensaje tal cual lo dijiste en la introducción. Con las mismas palabras y formato. Opcionalmente, puedes incluir un mínimo resumen de los argumentos que explicaste en el cuerpo, pero si lo haces debe ser realmente mínimo. “El mensaje es este” - dirías; y añades: - “Y como hemos dicho es importante por esto y por esto otro.” Ya está.

Este formato, el formato en tres partes, es un formato básico, pero funciona muy bien. No quiere decir que sea el único formato que funciona, claro. Pero es un formato que, para hacerlo funcionar, no necesita una gran habilidad ni esfuerzo. Otros esquemas más elaborados suelen requerir bastante más de ambos, tanto esfuerzo como habilidad. Mi consejo es por tanto empezar con un formato sencillo como este y, solo intentar formatos más sofisticados y llamativos cuando hayamos desarrollado más esas habilidades.

Sin embargo, por la cantidad de contenido o a veces por falta de experiencia, esta estructura tiende a deformarse un poco en el cuerpo. Soltamos una introducción rápida, acabaremos con una conclusión apresurada y, entremedias, todo el contenido como un río imparable y desordenado. La solución, lógicamente, pasa por dar una estructura consistente al cuerpo. Que utilicemos el formato de tres partes como estructura básica inicial, no quiere decir que nos quedemos ahí. Cada parte tendrá, internamente, su propia estructura.

Comentarios finales

Para cerrar, me gustaría incidir sobre algunos detalles que creo son importantes.

Lo primero de todo es preguntarse por qué. ¿Por qué dar una charla? ¿Por qué dar esta charla? No digo que debas compartir mi opinión, claro, pero para mi la respuesta clara debe ser que quieres transmitir un mensaje, un conocimiento. Puede ser “divertido”, puede ser “un buen ejercicio de satisfacción personal”, puede ser “una buena forma de que te salga gratis entrar al evento”… Aunque a mi no me interesen estos, no quiero quitarle importancia a otros motivos que tengas. Pero sí creo sinceramente que si no tienes ese motivo fundamental, ese mensaje, si no tienes algo útil e interesante que compartir, todo lo demás no va a poder suplir esa carencia.

Recuerda también que esa idea de transmitir un mensaje útil debería estar por encima de cualquier otro asunto. Por encima, sí, incluso de ti. En la charla tú pasas a ser simplemente el vehículo del mensaje. No se trata de que tú quedes bien, se trata de que el mensaje llegue bien.

Por último, una pequeña reflexión. ¿Es necesario que lo que hagas sea una charla? Las charlas técnicas son un formato de moda, pero, sinceramente, bastante limitado. Y hoy en día si algo no nos falta precisamente son formas de comunicación. Son abundantes y variadas. No digo que no des una charla, pero… dedica por lo menos un rato a pensar en esto. Quizá tu mensaje se transmita mejor escribiendo en una página web, o a lo mejor -si por ejemplo quieres tratar un tema pero no tienes unas conclusiones claras- es más interesante organizar un debate, una mesa redonda, o una discusión en un foro2), o -aunque personalmente a mi no me llamen la atención- podrías grabar un vídeo corto y compartirlo por ahí. Quizá, solo quizá, el formato apropiado sea una charla.

1)
De hecho… que tu charla necesite un índice no suele ser un síntoma muy positivo. Pero bueno, ese es otro asunto.
2)
¿Un foro? ¡Qué pintorescamente anticuado!